Signalements des lanceurs d’alerte

Article 1. Quel est le but d’une politique relative à la protection des lanceurs d’alerte ? 

La présente politique relative à la protection des lanceurs d’alerte (dite également « whistleblower policy ») vise à permettre aux collaborateurs internes et aux tierces parties qui, dans un contexte professionnel, prennent connaissance de violations du droit de l’Union européenne ou de violations ajoutées par le législateur belge au champ d’application de la loi belge sur les lanceurs d’alerte (voir liste sous l’article 3 ci-après), commises par un Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV ou Tramer BV, de signaler (ci-après : l’auteur de signalement) les faits sans devoir craindre des représailles. 

À cette fin, Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV mettent en place un canal de signalement interne. Quiconque souhaite effectuer un signalement dans le cadre du champ d’application de la loi sur les lanceurs d’alerte utilisera pour ce faire en premier lieu le canal de signalement (interne). 

Article 2. Définitions 

Aux fins de la présente politique, on entend par : 

Violation : les actes ou omissions qui : 

  • sont illicites et ont trait aux actes de l’Union et aux domaines relevant du champ d’application matériel visé à l’article 3 ; ou 

  • vont à l’encontre de l’objet ou de la finalité des règles prévues dans les actes de l’Union et les domaines relevant du champ d’application matériel visé à l’article 3. 

Informations sur des violations : des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations effectives ou potentielles, qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire dans Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV dans laquelle l’auteur de signalement travaille ou a travaillé ou dans une autre organisation avec laquelle l’auteur de signalement est ou a été en contact dans le cadre de son travail, et concernant des tentatives de dissimulation de telles violations. 

Signalement : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations. 

Signalement interne : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations au sein de Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV. 

Signalement externe : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations aux autorités compétentes. 

Divulgation publique : la mise à disposition dans la sphère publique d’informations sur des violations. 

Auteur de signalement : une personne physique qui signale (en interne, en externe ou publiquement) des informations sur des violations qu’elle a obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles. 

Personne concernée : une personne physique ou morale qui est mentionnée dans le signalement ou la divulgation (interne, externe ou publique) en tant que personne à laquelle la violation est attribuée ou à laquelle cette personne est associée. 

Facilitateur : une personne physique qui aide un auteur de signalement au cours du processus de signalement dans un contexte professionnel et dont l’aide devrait être confidentielle. 

Représailles : tout acte ou omission direct ou indirect qui intervient dans un contexte professionnel, est suscité par un signalement interne ou externe ou une divulgation publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié à l’auteur de signalement (ou des facilitateurs ou tiers liés à cet auteur de signalement). 

Suivi : toute mesure prise par le destinataire du signalement, ou toute autorité compétente, pour évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le signalement et pour remédier à la violation signalée. 

Retour d’informations : la communication à l’auteur de signalement d’informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi. 

Autorité compétente : l’autorité belge désignée pour recevoir des signalements conformément à l’article 5 de la présente politique et fournir un retour d’informations à l’auteur de signalement, notamment en ce qui concerne le suivi. 

Contexte professionnel : les activités professionnelles passées ou présentes dans le secteur privé par lesquelles, indépendamment de la nature de ces activités, des personnes obtiennent des informations sur des violations et dans le cadre desquelles ces personnes pourraient faire l’objet de représailles si elles signalaient de telles informations. 

Coordinateur fédéral : l’autorité chargée de la coordination des signalements externes pour le secteur privé, conformément à la section 4 chapitre 4 de la loi sur les lanceurs d’alerte. 

Gestionnaire des signalements : la personne ou le service impartial compétent pour assurer le suivi des signalements, maintenir la communication avec l’auteur de signalement, lui demander des informations complémentaires si nécessaire, lui fournir un retour d’informations et recevoir des signalements le cas échéant. 

Article 3. Signalements 

Le canal de signalement interne est disponible 24 heures sur 24 pour : 

  • les employé(e)s ; 

  • toute personne qui, dans un contexte professionnel, a connaissance de violations à la législation de l’Union européenne et/ou de violations que le législateur belge a ajouté ou ajoutera au champ d’application de la réglementation belge sur les lanceurs d’alerte. 

  • les autres personnes (ex : clients, etc.) 

« Contexte professionnel » signifie qu’outre les (anciens) employé(e)s, les stagiaires, les fournisseurs, les indépendants, les actionnaires, les candidats à l’emploi, etc., qui collaborent avec Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV d’une manière durable peuvent également faire un signalement. 

Plus précisément, un auteur de signalement peut signaler des violations ou des faits qu’il estime de bonne foi être des violations dans l’un des domaines suivants : 

  • marchés publics ; 

  • services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ; 

  • sécurité et conformité des produits ; 

  • sécurité des transports ; 

  • protection de l’environnement ; 

  • radioprotection et sûreté nucléaire ; 

  • sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux ; 

  • santé publique ; 

  • protection des consommateurs ; 

  • protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d’information ; 

  • violations portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne ; 

  • violations relatives au marché intérieur (concurrence et aides d’État) ; 

  • violations en matière d’impôt sur les sociétés ; constructions visant à obtenir illicitement un avantage fiscal ; 

  • lutte contre la fraude fiscale ; 

  • lutte contre la fraude sociale. 

Article 4. Signalements internes 

4.1 Canal de signalement et accès 

Toute personne qui constate une violation ou a des soupçons raisonnables de penser qu’une violation allant à l’encontre des domaines mentionnés à l’article 3 s’est produite ou se produira, et dans laquelle Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV sont impliquées, peut signaler ladite violation à tout moment via le canal le plus adapté à cette fin. 

Au sein de Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV, l’auteur de signalement a la possibilité de faire un signalement par écrit par le biais du formulaire « Signalement interne lanceur d’alerte ». Ce formulaire est accessible et peut être complété 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 via le site Internet de Mervielde NV. 

Les auteurs de signalement peuvent également demander une rencontre en personne avec le gestionnaire des signalements pour signaler une violation, dans un délai raisonnable. 

4.2 Traitement des signalements internes 

Les canaux de signalements internes de Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV sont gérés en interne. 

L’auteur de signalement reçoit un accusé de réception au plus tard dans les sept jours suivant la réception du signalement. 

Une personne ou un service impartial sera chargé d’assurer le suivi du signalement et de communiquer avec l’auteur de signalement. Cette précaution permet de réduire le risque de conflits d’intérêts au strict minimum. Si nécessaire, des moyens d’enquête externes seront utilisés. 

4.3 Divulgation aux autorités publiques 

Si un signalement contient des informations qui doivent obligatoirement être transmises à une autorité publique responsable du suivi de violations dans les domaines mentionnés à l’article 3, la personne ou le service qui assure le suivi du signalement transférera les informations à l’instance gouvernementale concernée dans le délai fixé par la loi après concertation étroite avec le Legal Manager et/ou d’autres personnes compétentes en fonction de la nature du signalement. 

4.4 Retour d’informations 

L’auteur de signalement sera informé des suites données à son signalement. Cela signifie qu’il recevra des informations sur les mesures correctives prises ou non, les améliorations ou les changements de processus et/ou d’autres mesures ultérieures. Ce retour d’informations ne donne aucun détail sur des personnes spécifiques et peut être de nature générale. 

Si un complément d’enquête est nécessaire ou recommandé, le gestionnaire des signalements veillera à la confidentialité des devoirs d’enquête et au respect des droits des tiers. 

Dans un délai raisonnable, et au plus tard trois mois après l’envoi de l’accusé de réception ou, en l’absence de celui-ci, trois mois après l’expiration de la période de sept jours après le signalement, l’auteur de signalement recevra des informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi. 

Si le retour d’informations n’est pas possible, l’auteur de signalement recevra un avis à ce sujet, expliquant pourquoi il n’a pas reçu d’informations. 

Article 5. Signalements externes 

5.1 Canaux de signalement externes 

L’auteur de signalement qui ne souhaite pas effectuer un signalement interne a également la possibilité d’utiliser un canal de signalement externe. Les signalements externes s’effectuent auprès du coordinateur fédéral de l’autorité compétente. 

Les autorités compétentes en matière de signalements externes sont énumérées dans l’arrêté royal du 31 janvier 2023 (Arrêté royal portant désignation des autorités compétentes pour la mise en œuvre de la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé). 

Lien vers arrêté royal : 

https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article.pl?language=fr&sum_date=2023-01-31&lg_txt=f&pd_search=2023-01-31&s_editie=&numac_search=2023040158&caller=&2023040158=&view_numac=2023040158n 

5.2 Traitement des signalements externes 

L’auteur de signalement reçoit un accusé de réception du service fédéral compétent au plus tard dans les sept jours suivant la réception du signalement. 

Dans un délai raisonnable, et au plus tard trois mois après l’envoi de l’accusé de réception ou, en l’absence de celui-ci, trois mois après l’expiration de la période de sept jours après le signalement, l’auteur de signalement recevra de la part du service fédéral compétent des informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi. 

Dans des cas exceptionnels motivés, ce délai peut aller jusqu’à six mois. 

Les autorités compétentes et le coordinateur fédéral désignent les membres du personnel qui sont responsables du traitement des signalements, et notamment de : 

  • la communication d’informations sur les procédures de signalement aux parties intéressées ; 

  • la réception et le suivi des signalements ; 

  • l’entretien des contacts avec l’auteur de signalement afin de lui fournir éventuellement un retour d’informations et de lui demander, si nécessaire, un complément d’information. 

Ces membres du personnel sont tenus à un devoir de discrétion et recevront une formation spécifique sur le traitement des signalements. 

Article 6. Divulgation publique 

Une personne qui fait une divulgation publique bénéficie de la protection prévue par la loi sur les lanceurs d’alerte si les conditions suivantes sont remplies : 

  • en cas de divulgation indirecte : la personne a d’abord effectué un signalement interne et/ou externe, mais aucune mesure appropriée n’a été prise en réponse au signalement dans le délai fixé ; 

  • en cas de divulgation directe : la personne a des motifs raisonnables de croire que : 

  • la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général ; ou 

  • en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il est peu probable qu’il soit efficacement remédié à la violation, en raison des circonstances particulières de l’affaire, comme lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu’une autorité peut être en collusion avec l’auteur de la violation ou impliquée dans la violation. 

Cela ne s’applique pas aux cas dans lesquels une personne révèle directement des informations à la presse en vertu de dispositions spécifiques établissant un système de protection relatif à la liberté d’expression et d’information. 

Article 7. Confidentialité et discrétion 

Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV veille à conserver les informations sur le signalement de manière à ce qu’elles ne soient physiquement et numériquement accessibles qu’aux personnes désignées par Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV comme étant des personnes autorisées. Tous les signalements, les rapports d’enquête et/ou rapports de constats ultérieurs, les décisions, etc., qui en découlent seront traités dans la plus grande confidentialité. 

Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV appliquent le principe strict du « need to know » pour le partage des informations pertinentes aux employé(e)s ou aux tiers. Tous les employé(e)s impliqués dans l’accusé de réception ou le suivi des signalements respecteront strictement la confidentialité du contenu des signalements, rapports, décisions... Et ce pour autant que la législation applicable le leur permette. 

Article 8. Protection 

8.1 Protection contre les représailles 

Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV garantissent que l’auteur de signalement est protégé contre les représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles (voir ci-après), si l’auteur de signalement agit de bonne foi et effectue son signalement conformément à la procédure. 

« Conformément à la procédure » signifie que l’auteur de signalement a recours, dans un premier temps et dans la mesure du possible, aux canaux de signalement interne prévus. Ce n’est qu’en l’absence de canal interne ou dans le cas où un signalement externe reste sans suite qu’un signalement peut être divulgué publiquement. 

Par « représailles », nous entendons notamment ce qui suit : 

  • suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ; 

  • rétrogradation ou refus de promotion ; 

  • transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ; 

  • suspension de la formation ; 

  • évaluation de performance ou attestation de travail négative ; 

  • mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ; 

  • coercition, intimidation, harcèlement ou exclusion ; 

  • discrimination, traitement désavantageux ou injuste ; 

  • non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque l’employé(e) pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ; 

  • non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire ; 

  • préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ; 

  • mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que l’auteur de signalement ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité ; 

  • résiliation anticipée ou annulation d’un contrat relatif à la fourniture de biens ou la prestation de services ; 

  • annulation d’une licence ou d’un permis ; 

  • orientation vers un traitement psychiatrique ou médical. 

Les mesures de protection de l’auteur de signalement s’appliquent également aux facilitateurs et tiers qui sont en lien avec l’auteur de signalement et peuvent aussi être victimes de représailles dans un contexte professionnel, ainsi qu’aux individus éventuellement accusés. Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV leur garantissent le droit à un procès équitable et la présomption d’innocence. Leur identité sera strictement tenue secrète aussi longtemps que les enquêtes déclenchées par le signalement sont en cours.

8.2 Procédure de plainte 

Tout auteur de signalement qui s’estime victime ou menacé de représailles peut adresser une plainte motivée au coordinateur fédéral de l’autorité compétente, qui engage une procédure extrajudiciaire. 

Le coordinateur fédéral de l’autorité compétente vérifie l’existence d’un soupçon raisonnable de représailles. 

La charge de la preuve qu’il ne s’agit pas de représailles incombe à Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV. 

Si Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV prennent une mesure relevant du cadre légal à l’encontre d’un auteur de signalement et si Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV peuvent démontrer que les raisons de cette mesure sont étrangères au signalement, la mesure ne constitue pas des représailles. 

Article 9. Utilisation abusive des canaux de signalement/violation de la présente politique 

Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV en Tramer BV traiteront uniquement les signalements qui ont été effectués de bonne foi et qui relèvent du champ d’application de la loi sur les lanceurs d’alerte. Les employé(e)s qui effectuent un signalement de mauvaise foi, dans l’intention de nuire, ne bénéficient d’aucune protection. 

En cas de signalement de mauvaise foi, l’employé(e) concerné s’expose en particulier aux sanctions faisant partie du règlement de travail, y compris à la mesure ultime de licenciement. 

Article 10. Conservation des documents/ enregistrement des signalements 

Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV tiennent un registre de tous les signalements, qui retrace à la fois la réception du signalement, son enquête et sa résolution. Les signalements seront conservés dans ce registre aussi longtemps que dure la relation contractuelle entre l’auteur de signalement et l’employeur. 

Les rapports d’enquête et les informations complémentaires seront conservés pendant au moins cinq ans après la fin de l’enquête. 

Article 11. Traitement de données à caractère personnel 

Toutes les données à caractère personnel seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, en ce compris le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »). 

Les données à caractère personnel seront traitées uniquement dans le but d’effectuer les enquêtes requises en vertu d’une obligation légale et seules les données strictement nécessaires seront traitées. Les données pourront être partagées avec les autorités publiques si le signalement contient des informations dont la transmission est exigée par la loi ou avec d’autres parties externes impliquées dans une enquête. 

Mervielde NV, Transport Van Heesvelde NV et Tramer BV conservent toutes les données à caractère personnel au moins aussi longtemps que dure la relation contractuelle entre l’auteur de signalement et l’employeur, et au maximum pendant le délai de prescription applicable aux éventuelles actions en justice. 

Toutes les personnes concernées ont le droit de demander l’accès, la rectification, la suppression et l’opposition au traitement de leurs données à caractère personnel. Les demandes peuvent être adressées au gestionnaire des signalements. 

Toutes les personnes concernées ont le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données. 

Article 12. Mesures de soutien 

L’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains est en charge de l’application et de la surveillance des mesures de soutien, tant dans le cas d’un signalement interne que d’un signalement externe ou d’une divulgation publique. 

L’auteur de signalement a accès, en fonction du cas, aux mesures de soutien suivantes : 

  • des informations et des conseils complets et indépendants, qui sont facilement accessibles et gratuits, sur les procédures et les recours disponibles, sur la protection contre les représailles, ainsi que sur les droits de la personne concernée, y compris ses droits en matière de protection des données à caractère personnel ; l’auteur de signalement doit en outre être informé du fait qu’il peut bénéficier des mesures de protection prévues par cette loi ; 

  • des conseils techniques à l’égard de toute autorité concernée par la protection de l’auteur de signalement ; 

  • une assistance juridique dans le cadre des procédures pénales et civiles transfrontières conformément à la directive (UE) 2016/1919 et à la directive 2008/52/CE du Parlement européen et du Conseil, et une assistance juridique dans le cadre d’autres procédures ainsi que des conseils juridiques ou toute autre assistance juridique, conformément aux dispositions relatives à l’aide juridique de deuxième ligne et à l’assistance judiciaire. 

  • des mesures de soutien, y compris un soutien technique, psychologique, médiatique et social, pour l’auteur de signalement ; 

  • une assistance financière à l’auteur de signalement dans le cadre des procédures judiciaires. 

Les signalements peuvent être effectués via ce formulaire-ci.